Group Whistleblowing Policy – Procedura di segnalazione di gruppo

1. Obiettivo

Tutte le Aziende corrono il rischio che inconsapevolmente si verifichino al proprio interno comportamenti irregolari o illegittimi.

Incoraggiando una cultura di trasparenza all'interno della nostra organizzazione riteniamo di poter prevenire efficacemente le pratiche scorrette prima che si verifichino. Conoscendo le pratiche scorrette in una fase precoce, abbiamo buone possibilità di adottare le misure necessarie per salvaguardare gli interessi di tutto il personale, proteggere la nostra organizzazione e fermare tempestivamente comportamenti non professionali e non conformi alle leggi applicabili e ai valori etici del Gruppo.

La presente Policy (di seguito la "Policy") è volta a stabilire le procedure attraverso cui effettuare una segnalazione di comportamenti illeciti, commissivi o omissivi, che costituiscano, o possano costituire una violazione, o induzione a violazione di leggi e regolamenti, valori e principi sanciti nel Modello di Organizzazione e Codice Etico delle sue controllanti, controllate e/o collegate nonché qualsiasi violazione o carenza concernente la Politica Anticorruzione e il sistema di gestione per la prevenzione della corruzione adottato dalla Società.

Unoenergy mira a condurre la propria attività attraverso i più alti standard di onestà e integrità. Ogni comportamento scorretto da parte di dipendenti, funzionari o partner accreditati deve essere segnalato.

2. Oggetto

Più nel dettaglio, sono oggetto di segnalazione i comportamenti, conosciuti nell'ambito del contesto lavorativo, che possono costituire:

  1. illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
  2. condotte illecite rilevanti ai sensi del decreto legislativo 8 giugno 2001, n. 231, o violazioni dei modelli di organizzazione e gestione;
  3. illeciti che rientrano nel diritto dell'Unione, relativamente a specifici settori (tra gli altri: appalti pubblici; servizi prodotti e mercati finanziari; prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; frodi e attività illegali che ledono gli interessi finanziari dell'UE; sicurezza e conformità dei prodotti; tutela della vita privata e protezione dei dati personali; tutela dell'ambiente; salute pubblica; protezione dei consumatori; violazioni del mercato interno);
  4. atti o omissioni che ledono gli interessi finanziari dell'Unione Europea (art. 325 TFUE);
  5. atti e omissioni riguardanti (art. 26, par. 2 TFUE) la libera circolazione delle merci, delle persone, dei servizi e dei capitali nel mercato interno, comprese violazioni delle norme dell'UE in materia di:
    • concorrenza;
    • aiuti di Stato;
    • imposte sulle società;
  6. atti o comportamenti che vanificano oggetto e finalità delle disposizioni UE di cui ai punti 3), 4) e 5).

NB: le violazioni di cui ai punti 3), 4), 5) e 6) possono essere oggetto di segnalazione esterna, indirizzata all'Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC), se ricorrono le seguenti condizioni:

  • non è previsto, nell'ambito del contesto lavorativo, un canale di comunicazione interno, o questo non è conforme o attivo;
  • il segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito, o si è conclusa con esito negativo;
  • il segnalante ha fondato motivo di ritenere che una segnalazione interna non avrebbe efficace seguito, o potrebbe determinare il rischio di ritorsioni;
  • il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

3. Segnalanti

Destinatari della presente Policy (di seguito "Segnalanti") sono:

  1. i soci, i componenti degli organi sociali, i membri degli organi di amministrazione, direzione o vigilanza della Società;
  2. i dipendenti, lavoratori autonomi, collaboratori, volontari e tirocinanti – retribuiti e non retribuiti – di Unoenergy S.p.A.;
  3. i clienti, i fornitori, i partner, i liberi professionisti, i consulenti e, più in generale, gli stakeholder di Unoenergy S.p.A. (di seguito i "Terzi").

4. Cosa si intende per Whistleblowing

Segnalare un atto, generalmente illegale, che ha commesso una persona nell'ambito dell'attività lavorativa. N.B. È distinto da reclami e dalle controversie di lavoro. I reclami tendono ad essere un'espressione di insoddisfazione personale (ad es. in merito ad un prodotto o un servizio ricevuto) e devono essere presentati attraverso l'apposita sezione Reclami.

5. Le segnalazioni

I Segnalanti che rilevino o vengano altrimenti a conoscenza di possibili comportamenti illeciti o irregolarità poste in essere da dipendenti, funzionari o partner accreditati di Unoenergy S.p.A. nello svolgimento dell'attività lavorativa o che abbiano un impatto sulla stessa, possono segnalare senza indugio i fatti, gli eventi e le circostanze che gli stessi ritengano, in buona fede e sulla base di ragionevoli elementi di fatto, aver determinato tali violazioni. Le Segnalazioni potranno pervenire:

  • attraverso il sito https://whistleblowing.unoenergy.it
  • tramite posta ordinaria, indirizzata all'Organismo di Vigilanza di Unoenergy S.p.A. , Via Caldera, 21 - 20153 - Milano (MI), scrivendo sulla busta la dicitura "Riservata";
  • richiedendo un incontro privato con l'Organismo di Vigilanza, diretto o telefonico, contattandolo all'indirizzo odv@unoenergy.it

Per "Segnalazione" si intende quindi la comunicazione di possibili comportamenti illeciti, commissivi o omissivi che costituiscano o possano costituire una violazione, o induzione a violare leggi e/o regolamenti, valori e/o principi sanciti nel Codice Etico e Modello Organizzativo di Unoenergy.

Una volta ricevuta la segnalazione, Unoenergy invierà una conferma iniziale di presa in carico della Segnalazione. Unoenergy potrebbe aver bisogno di contattare i Segnalanti per richiedere di fornire quante più prove possibili per supportare la segnalazione. Unoenergy analizzerà anche le segnalazioni anonime, tuttavia, potrebbe non essere sempre possibile indagare o approfondire tali segnalazioni.

La Segnalazione, anche se anonima, deve essere documentata e circostanziata, così da fornire gli elementi utili e opportuni per consentire un'appropriata attività di verifica sulla fondatezza dei fatti segnalati. È particolarmente importante che la stessa includa, ove tali elementi siano conosciuti dal Segnalante: nominativi e ruolo delle persone coinvolte o elementi che possano consentirne l'identificazione; una descrizione dettagliata dei fatti verificatisi e modalità con cui se ne è venuti a conoscenza; data e luogo in cui l'evento è accaduto.

Le Direzioni preposte alla ricezione e all'esame della Segnalazione sono la Direzione del Personale, nella persona del Direttore del Personale, e la Direzione Affari Legali, nella persona del Direttore Affari Legali e Crediti. Tutte le segnalazioni aventi ad oggetto atti di corruzione tentati, presunti ed effettivi, oppure qualsiasi violazione o carenza concernente il sistema di gestione adottato dalla Società avranno come destinatario la Funzione di Conformità per la Prevenzione della Corruzione. Nel caso in cui una delle Direzioni coinvolte dovesse trovarsi in una situazione, anche solo potenziale, di conflitto di interessi in relazione al segnalante ovvero al contenuto della segnalazione o nel caso in cui lo dovesse riguardare direttamente, è tenuto ad astenersi e non potrà prendere parte in alcun modo all’indagine.

Unoenergy analizzerà ogni segnalazione. A seconda della natura delle accuse, incaricherà un soggetto preposto a indagare sull'accusa, soggetto dotato di adeguate competenze e che non abbia avuto alcun coinvolgimento o interesse personale nella fattispecie segnalata. Le segnalazioni possono essere esaminate internamente o indirizzate all'organismo esterno appropriato per indagini come revisori esterni o Autorità Giudiziaria.

I Segnalanti hanno il diritto di sollevare dubbi su come è stata condotta l'indagine. Unoenergy non potrà, però, divulgare tutti i dettagli delle attività di indagine svolte in aderenza alla normativa sulla riservatezza e sul segreto istruttorio delle indagini penali. Unoenergy si impegnerà, in ogni caso, a gestire la segnalazione in modo corretto e trasparente.

6. Esito delle indagini a seguito di segnalazione

Se il risultato delle indagini si risolvesse in un caso comprovato di illecito, Unoenergy agirà contro le parti interessate e informerà i Segnalanti che l'indagine è stata conclusa e l'esito dell'indagine, ove possibile. Se l'accusa non è dimostrata dall'indagine, se il Segnalante non ha sollevato deliberatamente un'accusa che sapeva essere falsa, nessuna azione verrà intrapresa contro il Segnalante da Unoenergy. Se, tuttavia, dall'indagine emergesse che il Segnalante abbia effettuato una segnalazione in mala fede, Unoenergy si riserva di intraprendere tutte le azioni ritenute opportune contro il Segnalante.

7. Riservatezza e divieto di ritorsione

Unoenergy garantisce la riservatezza della Segnalazione e dei dati ivi contenuti, nonché l'anonimato del Segnalante o di chiunque l'abbia inviata, anche nell'ipotesi in cui la stessa dovesse successivamente rivelarsi errata o infondata. Non sarà tollerato alcun genere di minaccia, ritorsione, sanzione o discriminazione nei confronti del Segnalante, o di chi abbia collaborato alle attività di riscontro riguardo alla fondatezza della Segnalazione. Le misure di protezione verranno meno solamente a seguito di sentenza che accerti la responsabilità per diffamazione o calunnia del segnalante, ovvero la sua responsabilità civile per i medesimi titoli in caso di dolo o colpa grave.

8. Trattamento dei dati personali

Tutti i dati personali acquisiti all'interno delle segnalazioni inviate in Whistleblowing sono trattati nel pieno rispetto della vigente normativa sulla privacy, con particolare riguardo all'identità del segnalante. L'informativa sul trattamento di tali dati è consultabile al seguente link: INFORMATIVA PRIVACY WHISTLEBLOWERS.